Personalwirtschaft


Digitale Archivierung

Personalabrechnungsrelevante Daten werden u.a. digital und revisionssicher mit der Software "ADP-Archiv" archiviert.


Die Recherche auf die archivierten Dokumente erfolgt über zugelassenen Client PCs. "ADP-Archiv" erfüllt die aktuellen gesetzlichen Anforderungen der Abgabeordnung (AO) und der "Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen" (GDPdU).

Funktionalitäten:
  • zeitnahe Archivierung der PAISY Auswertungslisten
  • komfortable, schnelle Recherche der archivierten Dokumente aus dem PAISY-Dialog
  • Volltextsuche
  • gleichzeitiger Zugriff auf ein Dokument von mehreren Arbeitsplätzen aus
  • direkte Wirkung des PAISY-Datenschutzrings
  • Datenträger werden zentral in der 'Jukebox' aufbewahrt und gewartet
  • Spiegelung der Originaldatenträger bei der Archivierung als zusätzliche Sicherung

Reisekostenabrechnung

Die Abrechnung von Dienstreisen und Kilometergeldabrechnung der für Dienstfahrten zugelassenen privaten Kfz erfolgt über das Produkt "SAP HCM Travel". Es wird die Rechenleistung des kommunalen Dienstleistungspartners Citeq in Münster via sicherer Kommunikationsverbindungen verwendet.


Stellenplan

Der Stellenplan der Stadt Hagen wird mit der Software SAP erstellt. Im Rahmen interkommunaler Zusammenarbeit wurde er mit der Stadt Köln auf der Basis des bei der Stadt Köln betriebenen SAP-OM Verfahrens entwickelt.


Helpdesk Management


Der Helpdesk bildet einen effizienten Kommunikationskanal zwischen Benutzern und Systemverwaltung. Er ist verantwortlich für eine hochwertige Unterstützung der Anwender und sorgt dafür, dass der normale Dienstleistungsbetrieb bei Problemen schnellstmöglich wieder hergestellt wird.


Im Helpdesk Modul werden sogenannte „Service-Calls“ erfasst, wobei es sich hierbei um alle Problem- und Fehlermeldungen der Hardware- und Software-Benutzer handelt. Es wird unter anderem festgehalten, wer der Service-Call Melder ist, auf welches Equipment sich der Service-Call bezieht, welche Priorität dieser Call hat, welche Schritte zur Abwicklung bereits eingeleitet wurden und welche Aktivitäten ggf. unternommen werden müssen, um diesen Service-Call entsprechend zu erledigen. Über die Problemklassifikation und andere Merkmale kann auf die Historie zurückgegriffen werden, um festzustellen, wie ähnliche Problemfälle bereits gelöst wurden.


Interne Dienste


Wissens- und Kontaktmanagementsystem

Die Stadt Hagen nutzt für den Erstkontakt anfragender Bürger als Wissens- und Kontaktmanagementsystem das Produkt "CCC" der Firma communal.cc GmbH.


Die Kontakt- und Wissensmanagementsoftware ist ein wichtiges Instrument zur Unterstützung des Tagesgeschäftes der Servicecentermitarbeiter. Die Software ermöglicht die Erfassung und Bearbeitung von Fragen und sonstigen Meldungen, die an das Servicecenter herangetragen werden.


Alle Anfragen (inkl. zugehöriger Dokumente, Vorgangsdaten etc.) werden thematisch geordnet und strukturiert im System abgelegt. Wenn eine direkte Beantwortung durch den Servicecenter-Mitarbeiter (Agent) nicht möglich ist, wird ein Vorgang initiiert und es können die erforderlichen Daten an die entsprechende Fachabteilung weitergeleitet werden. Die Anwendung sichert damit nicht nur eine schnelle und einheitliche Beantwortung von Fragen, sondern auch eine vollständige und kontinuierliche Überwachung des gesamten Vorgangs vom Anruf bis zur Beantwortung.



Zugangs- und Zeiterfassungssystem

Der Zugang zu Dienstgebäuden und die Zeiterfassung aller an der Gleitzeit teilnehmenden Mitarbeiter erfolgt mittels der Software "Siport NT" der Fa. Siemes AG.



Gestaltung von Onlineformularen

Die professionelle Formulargestaltung erfolgt mittels "FormsForWeb" der Firma Lucom GmbH über eine zentrale Webanwendung und eine zentrale Datenbank.
Überholte Formulare waren gestern.


IT-Einkauf


Der zentrale IT-Einkauf des HABIT ist für die wirtschaftliche und bedarfsgerechte Bereitstellung von Hardware, Software und Zubehör sowie entsprechender Dienstleistungen zuständig. Dabei werden in Abstimmung mit unseren Kunden nicht nur mittlerweile weitestgehend standardisierte IT-Bedarfe gedeckt, sondern immer wieder auch Spezial-Anforderungen erfüllt, die aus wirtschaftlicher Sicht nicht sinnvoll gebündelt werden können und deren Standardisierung strategisch nicht notwendig ist.


Unser Aufgabengebiet umfasst die kaufmännische - und teilweise auch technische -Beratung unserer Kunden in allen Beschaffungsfragen, das Einholen und Bewerten von Angeboten, die rechtssichere Vertragsgestaltung und das Vertragsmanagement sowie das Erstellen und Begleiten von örtlichen und überörtlichen nationalen und europaweiten Vergabeverfahren, insbesondere Ausschreibungen.


Dabei sind nicht nur nationale und internationale technische Normen, Spezifikationen und Standards im „innovativsten Markt der Welt“ zu berücksichtigen, sondern auch das sehr komplexe, anspruchsvolle und sich ständig verändernde deutsche und EU-Vergaberecht zu beachten. Damit stellen wir sicher, dass die relevanten und vielfältigen Rechtsvorschriften eingehalten werden, vermeiden so teuere Prozesskosten und etwaige EU-Bußgeldverfahren und tragen so zur termingerechten und wirtschaftlichen Projekt-Realisierung bei.


Als Mitglied des Zweckverbandes KDN beteiligt sich der HABIT auch an gemeinsamen Ausschreibungen der im Zweckverband zusammengeschlossenen IT-Dienstleister. Durch Standardisierung und Bündelung der Bedarfe werden erhebliche Vorteile erzielt, die wir an unsere Kunden weitergeben können.


Ansprechpartner:

Personalwirtschaft & Interne Dienste

Herr Stöckmann


Kontakt:


Helpdesk-Management

Herr Hasken


Kontakt:


IT-Einkauf

Herr Böddecker


Kontakt:


Standort & Erreichbarkeit

Stadt Hagen
Hagener Betrieb für Informationstechnologie
Eilper Str. 132-136
Gebäudetrakt A
58091 Hagen


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