Stadtkämmerer Christoph Gerbersmann (li.) und Christian Lazar, Leiter der Stabsstelle Digitalisierung, stellen den Hochleistungsscanner sowie die für die elektronische Rechnungsbearbeitung eingesetzte Finanzsoftware vor. (Foto: Linda Kolms/Stadt Hagen)

Stadtverwaltung setzt auf digitalen Rechnungseingang

7. März 2019 – Reduzierte Bearbeitungszeiten, schnellere Durchlaufgeschwindigkeit und sich „per Mausklick“ einen Überblick verschaffen – das leistet der digitale Rechnungseingang der Stadt Hagen, der im Jahr insgesamt über 60.000 Rechnungen elektronisch erfasst und verarbeitet.


Mit Blick auf die Digitalisierungsoffensive der Stadt ist der digitale Rechnungseingang ein Meilenstein, denn dieser ist der erste durchgängig digitalisierte Arbeitsablauf, der flächendeckend für die gesamte Stadtverwaltung produktiv ist. Damit ist die Stadt Hagen vielen Kommunen einen Schritt voraus, wie Christian Lazar, Leiter der Stabsstelle Digitalisierung, betont: „Das Projekt digitaler Rechnungseingang war eine Mammutaufgabe, welche von der eigens eingerichteten Projektgruppe unter Federführung des Fachbereichs Finanzen und Controlling mit hohem Engagement vorangetrieben wurde. Mit Blick auf die Größe der Stadtverwaltung wurde hier ein Projekt umgesetzt, welches in vergleichbarer Form nicht oft zu finden ist.“ Orientieren konnte sich die Verwaltung an ihrem eigenen IT-Dienstleister HABIT (Hagener Betrieb für Informationstechnologie), der bereits seit 2015 mit einem elektronischen Rechnungsablauf arbeitet und hierbei rund 2.500 Rechnungen im Jahr vollelektronisch abwickelt. Der HABIT begleitete die verwaltungsweite Einführung mit Blick auf die technische Umsetzung.


Stadtkämmerer Christoph Gerbersmann unterstreicht zudem die Vorteile der elektronischen Rechnungsbearbeitung: „Die Bearbeitungszeiten reduzieren sich durch die Digitalisierung der Vorgänge deutlich. Daher sind wir in der Lage, Skontoabzüge durch die schnellere Durchlaufgeschwindigkeit in fast allen Fällen zu realisieren. Dies war bei der analogen Rechnungsbearbeitung nicht immer möglich.“ Lazar ergänzt: „Wir sind bereits jetzt in der Lage, Rechnungen per E-Mail zu empfangen und komplett medienbruchfrei durch das Verfahren laufen zu lassen. Mit einigen uns verbundenen Unternehmen im Konzern Stadt, beispielsweise mit dem HABIT, aber auch mit diversen externen Lieferanten führen wir dies bereits erfolgreich durch.“


Alle eingehenden Papierrechnungen werden direkt zentral an zwei Hochleistungsscannern gescannt und mit speziellen Barcodes versehen den jeweiligen Fachämtern zugeordnet und zugesandt. Der zuständige Fachbereich überprüft die Rechnungen auf sachliche und rechnerische Richtigkeit und übersendet sie nach Freigabe in die Finanzbuchhaltung. Dort wird die Rechnung automatisch in die eingesetzte Finanzsoftware übernommen. Die Auszahlung erfolgt dann automatisiert in der Regel am nächsten Werktag. Alle Prozessschritte werden dabei lückenlos im System protokolliert, sodass jederzeit per Mausklick ein Überblick über die offenen Verbindlichkeiten im System gegeben ist. „So kann auch jederzeit eingegriffen werden, wenn Rechnungen wegen Abwesenheit eines Kollegen im Verfahren längere Zeit liegen bleiben“, erklärt Gerbersmann.


Ab April 2020 ist die Annahme von elektronischen Rechnungen dann durch eine EU-Richtlinie Pflicht. Das für Deutschland und NRW maßgebliche Format, in dem die elektronischen Rechnungen anzunehmen sind, wird xRechnung genannt; Mitarbeiter des HABIT arbeiten in entsprechenden Vorbereitungs- und Normierungsgremien mit. „Der Zugang für solche Rechnungen wird dann aller Voraussicht nach über ein Landesportal eröffnet, über das die Eingänge dann an die Stadtverwaltung weitergeleitet werden“, erklärt Lazar. Ab dem Zugang der elektronischen Rechnungen ist die Verwaltung dann aber schon auf die neue EU-Verordnung vorbereitet.


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