Dazu gehört:

• die Rechenzentrumsleistungen,
• Consulting und Einführung von IT-Systemen und die damit zusammenhängende Organisationsberatung in Bezug auf Geschäftsprozesse,
• die Bereitstellung von Anwendungssoftware,
• den IT-Benutzerservice,
• IT-Schulungen
• sowie die mit diesen Aufgaben unmittelbar oder mittelbar zusammenhängenden Tätigkeiten.

Weiterhin werden folgende Dienstleistungen für die Stadt Hagen angeboten:

• Die Vergabe und Beschaffung von Lieferungen und Dienstleistungen mit Ausnahme von Bauleistungen, -Post-, Druck-
• Logistikleistungen und Officebedarf
• hagen-direkt, der Telefonservice der Stadt Hagen.

bremen online services

• http://www.governikus.com/de/

d-NRW

• http://www.d-nrw.de/

KDN - Dachverband Kommunaler IT-Dienstleister

• http://www.kdn.de

Zahlen, Daten, Fakten

Stand: 30.06.2018

Stadt Hagen
Fachbereich für Informationstechnologie und Zentrale Dienste
Eilper Str. 132-136
Gebäudetrakt A
58091 Hagen

Direktkontakt

Telefonisch erreichbar über hagen-direkt: 02331 207-5000

• Bereits 1998 hat sich der Fachbereich für Informationstechnologie und Zentrale Dienste im Bereich des neu entstehenden e-Government engagiert. Im November 2000 startete auf der KOMON das Virtuelle Rathaus Hagen. Als Vorläufer für alle späteren Weiterentwicklungen bot diese Internet Präsenz interaktive Verwaltungsdienstleistungen für Pilotkunden.

• Sukzessiv wurde das Angebot weiterentwickelt und die gesammelten Erfahrungen an Kommunen in ganz Deutschland weitergegeben.

• Die Verwendung von gesetzeskonformen Signaturkarten, elektronisches Bezahlen, Lebenslagenkonzepten, Behördenwegweisern und Formularservern fanden im Virtuellen Rathaus erstmalig eine gemeinsame Plattform.

• 2007 wurde das Virtuelle Rathaus zusammen mit dem Internetauftritt www.hagen.de zu einer einzigen Außendarstellung der Stadt Hagen verschmolzen.

• Nun waren die Informationsinhalte von über 40 Einzelauftritten, verschiedenster Bereiche der Stadt, gemeinsam mit Interaktiven Verwaltungsdienstleistungen zu einer Einheit verschmolzen.

• Mit dem Relauch 2015 wurden die gesammelten Erfahrungen auf ein neues Design übertragen und vorallendingen die veränderten Anforderungen, die durch die Verwendung von Smartphones und Tablets entstanden sind, umgesetzt.

• Sogar noch mehr ist unter diesem gemeinsamen Dach zu finden, das Intranet der Verwaltung stellt jedem Mitarbeiter/in personalisiert Informationen aus dem eigenen Organisationen und der Gesamtverwaltung auf einfachste Art und Weise bereit.

• Der Fachbereich für Informationstechnologie und Zentrale Dienste betreibt zu Erstellung von Webseiten seit einigen Jahren ein Contentmanagementsystem. Es ist das Produkt FirstSpirit vom Hersteller e-spirit.

• Mit diesem System werden neben dem Internetauftritt der Stadt unter www.hagen.de auch die Intranetinhalte für Mitarbeiter/innen der Stadtverwaltung erzeugt und veröffentlicht. Die Inhalte werden zumeist, verteilt innerhalb der Verwaltungsorganisation, durch geschulte Mitarbeiter/innen erzeugt und regelmäßig überarbeitet veröffentlicht. Die Pflege der Strukturen und des Layouts erfolgt für alle gemeinsam durch den Fachbereich für Informationstechnologie und Zentrale Dienste.

• Neben dem Webauftritt www.hagen.de werden auch die Internetseiten des Kunstquartiers Hagen www.kunstquartier-hagen.de mit demselben Produkt erzeugt. Das erworbene Know-how der Entwicklung der www.hagen.de Seiten wurde hier in einem völlig neuen Konzept verwendet, um die Anforderungen der Kunst und Museumslandschaft erfüllen zu können.

Alle Mitarbeitenden der Stadtverwaltung steht am Arbeitsplatz das Intranet der Verwaltung zur Vereinfachung der täglich anfallenden Tätigkeiten und aktuellen Informationen zur Verfügung. Neben dem allgemeinen Verwaltungsinformationen finden sie dort auch fachspezifische Dokumente, die täglich aktuell die Arbeit mit den unterschiedlichsten Softwareprodukten erleichtern.

• Der Fachbereich für Informationstechnologie und Zentrale Dienste betreibt das Internetportal der Stadt Hagen als modernes E-Government-System. Dabei werden die Vorteile des Content-Management-Systems FirstSpirit mit denen des SAP NetWeaver Portals kombiniert.

• Das Portal bietet eine sichere, stabile Infrastruktur, in der Informationen und Online-Dienste zentral gebündelt sind. Papierformulare werden zunehmend durch digitale Lösungen ersetzt – Behördengänge lassen sich so deutlich reduzieren oder ganz vermeiden.

• Technisch basiert das System auf einer Kombination aus Fachverfahren und eigens entwickelten Java-Anwendungen. Unter dem Namen RH21 werden diese Lösungen auch anderen Kommunen zur Verfügung gestellt und gemeinsam weiterentwickelt.

• So entstehen die digitalen Dienstleistungen der Zukunft – effizient, benutzerfreundlich und ortsunabhängig.

• Der neue Personalausweis eröffnet der Stadt Hagen neue Möglichkeiten im E-Government: Viele Anfragen und Formulare können dank der Online-Ausweisfunktion sicher und automatisiert bearbeitet werden. Auch Self-Services in den Bürgerämtern sollen künftig helfen, Verwaltungsprozesse zu vereinfachen.

• Seit 2009 ist der Fachbereich für Informationstechnologie und Zentrale Dienste an der Entwicklung beteiligt – unter anderem im Rahmen eines bundesweiten Anwendungstests und mit einem erfolgreichen Auftritt auf der CeBIT 2010.

• Ziel war und ist es, digitale Dienstleistungen zu schaffen, die Bürger*innen Zeit sparen und die Verwaltung effizienter machen – ob am heimischen PC oder am Terminal im Bürgeramt. Die technische Grundlage dafür bildet der sogenannte Kommunale Master, der gemeinsam mit der Vergabestelle für Berechtigungszertifikate entwickelt wurde.

• Heute ist der Online-Ausweis ein fest etablierter Bestandteil des digitalen Angebots – und wird kontinuierlich weiter ausgebaut.

Ein großer Vorteil des neuen Personalausweises: Wer sich einmal sicher online ausweist, spart Zeit – und Eingabefehler werden vermieden, da die Daten nicht manuell eingegeben werden müssen.

Zum Start wurden gemeinsam mit der Prozessorganisation erste Online-Dienste umgesetzt – basierend auf Nutzungshäufigkeit und technischer Machbarkeit. Dazu zählen:

• Hundesteuer: An- und Abmeldung
• Abgaben: Antrag und Ausgabe einer Reitplakette
• Stadtbücherei:
  • Zustimmung der Erziehungsberechtigten für Minderjährige
  • Fernleihe von Büchern und Zeitschriften
  • Vorschläge für neue Medien

Weitere digitale Prozesse sind in Planung.

Seit 2008 nutzt die Stadt Hagen für ihr Rechnungswesen die Software SAP R/3 gemäß den Vorgaben des Neuen Kommunalen Finanzmanagements (NKF). Unterstützt werden unter anderem:

• Haushalts- und Investitionsplanung
• Kosten- und Leistungsrechnung (Controlling)
• Anlagenbuchhaltung
• Geschäftspartnerbuchhaltung
• Kassen- und Einnahmemanagement
• Ergebnis- und Finanzrechnung
• Berichtswesen

Zudem bestehen Schnittstellen zu Fachverfahren, etwa zur Übernahme von Forderungen aus Gebührenbescheiden (z. B. Musikschule oder Krankentransport).

Der technische Betrieb liegt zentral beim Zweckverband KDN in Siegburg. In Hagen wird lediglich die SAP-Clientsoftware genutzt.

Seit Anfang 2013 nutzt der Fachbereich für Informationstechnologie und Zentrale Dienste die Software xSuite der Firma WMD Group zur digitalen Bearbeitung von Rechnungen – egal ob eingescannt oder per E-Mail eingegangen.

Die Lösung ist teilweise in SAP R/3 integriert und umfasst unter anderem:

• xFlow Capture: Automatisches Auslesen relevanter Rechnungsdaten
• xFlow Interface: Übergabe an SAP und Prüfung auf Vollständigkeit
• Archivierung: Revisionssicher mit SAP ArchiveLink und Saperion
• xFlow Invoice: Automatisierter Prüf- und Freigabeprozess

Seit August 2015 wurde die Lösung schrittweise in allen Ämtern und Fachbereichen eingeführt. Die vollständige Umsetzung wurde im Frühjahr 2017 abgeschlossen.

Die Veranlagung von Gewerbesteuer, Grundbesitzabgaben, Hundesteuer und Vergnügungssteuer erfolgt bei der Stadt Hagen mit dem Verfahren „Kommunalmaster Steuern und Abgaben (Km-Sta)“. Die Software ist vollständig in SAP R/3 integriert und ermöglicht Einzel- und Massenerstellungen von Bescheiden. Forderungen und Erstattungen werden direkt in SAP gebucht.

Schnittstellen bestehen unter anderem zu:

• Finanzamt (Gewerbesteuer- und Grundsteuer-Messbescheide)
• Hagener Entsorgungsbetrieb (Abfallbehälter-Daten)

Die technische Verarbeitung erfolgt zentral über den Zweckverband KDN in Siegburg. Die Bescheide werden in der städtischen Druckerei erstellt – mit Ausnahme der Jahresbescheide für Grundbesitzabgaben, die von der Datenzentrale Siegburg gedruckt und kuvertiert werden.

• Werden offene Forderungen der Stadt Hagen auch nach Mahnung nicht beglichen, übernimmt das Vollstreckungssystem AVVISO der Firma DATA-TEAM (Leipzig) die weitere Bearbeitung. Die Übergabe der Fälle erfolgt automatisiert in Echtzeit über ein Dienstprogramm des Fachbereichs 15.

• Die Vollstreckungsmaßnahmen richten sich nach der rechtlichen Grundlage der Forderung und werden in AVVISO individuell definiert. Die dazugehörigen Word-Formulare sind hinterlegt und werden automatisch erstellt – sowohl im Einzelfall als auch in der Massenverarbeitung.

• Die Daten werden in einer ORACLE-Datenbank unter Linux im Fachbereich 15 verwaltet.

• In einigen Bereichen der Stadt Hagen werden Vorgänge bearbeitet, aus denen sich Zahlungsverpflichtungen des Landes NRW begründen. Zu nennen sind hier beispielhaft Ausgaben i.V.m. Landesschulsportfesten etc.

• Während hier früher zunächst die Stadtkasse Hagen in Vorleistung trat, und sich die Ausgaben dann vom Land erstatten ließ, wurde seit 2005 hierfür das kamerale Landeshaushaltsverfahren HKR-TV eingesetzt. Dieses wurde ab dem 01.07.2019 durch das neue, doppische, SAP-basierte Verfahren EPOS.NRW (Einführung von Produkthaushalten zur Outputorientierten Steuerung - Neues RechnungsWesen) abgelöst.

Für die Vereinnahmung von Gebühren, die im persönlichen Kontakt mit dem Bürger aufgrund der vom ihm gewünschten Leistungen bar oder per EC-Cash zu begleichen sind, wird das Gebührenverfahren „Der Quittierer“ der Fa. Platinbaum GmbH & Co. KG, Bad Neuenahr-Ahrweiler eingesetzt. Der Einsatz erfolgt z.B. im Zentralen Bürgeramt und den dezentralen Bürgerämtern, der KFZ-Zulassungsstelle, der Führerscheinstelle, der Ausländerbehörde, im Standesamt etc. Zu der Kassenführung gehört auch die Erstellung von Quittungen für den Bürger, sowie der Kassenabschluß mit Übergabe der gebuchten Gebühren an das Rechnungswesen, also das SAP - System.

Reisekostenabrechnung

Die Abrechnung von Dienstreisen und Kilometergeldabrechnung der für Dienstfahrten zugelassenen privaten Kfz erfolgt über das Produkt "SAP HCM Travel". Es wird die Rechenleistung des kommunalen Dienstleistungspartners Citeq in Münster via sicherer Kommunikationsverbindungen verwendet.

Stellenplan

Der Stellenplan der Stadt Hagen wird mit der Software SAP erstellt. Im Rahmen interkommunaler Zusammenarbeit wurde er mit der Stadt Münster auf der Basis des bei der Stadt Münster betriebenen SAP-OM Verfahrens entwickelt.

• Der Helpdesk bildet einen effizienten Kommunikationskanal zwischen Benutzern und Systemverwaltung. Er ist verantwortlich für eine hochwertige Unterstützung der Anwender und sorgt dafür, dass der normale Dienstleistungsbetrieb bei Problemen schnellstmöglich wieder hergestellt wird.

• Im Helpdesk Modul werden sogenannte „Service-Calls“ erfasst, wobei es sich hierbei um alle Problem- und Fehlermeldungen der Hardware- und Software-Benutzer handelt. Es wird unter anderem festgehalten, wer der Service-Call Melder ist, auf welches Equipment sich der Service-Call bezieht, welche Priorität dieser Call hat, welche Schritte zur Abwicklung bereits eingeleitet wurden und welche Aktivitäten ggf. unternommen werden müssen, um diesen Service-Call entsprechend zu erledigen. Über die Problemklassifikation und andere Merkmale kann auf die Historie zurückgegriffen werden, um festzustellen, wie ähnliche Problemfälle bereits gelöst wurden.

Wissens- und Kontaktmanagementsystem

• Die Stadt Hagen nutzt für den Erstkontakt anfragender Bürger als Wissens- und Kontaktmanagementsystem das Produkt "CCC" der Firma communal.cc GmbH.

• Die Kontakt- und Wissensmanagementsoftware ist ein wichtiges Instrument zur Unterstützung des Tagesgeschäftes der Servicecentermitarbeiter. Die Software ermöglicht die Erfassung und Bearbeitung von Fragen und sonstigen Meldungen, die an das Servicecenter herangetragen werden.

• Alle Anfragen (inkl. zugehöriger Dokumente, Vorgangsdaten etc.) werden thematisch geordnet und strukturiert im System abgelegt. Wenn eine direkte Beantwortung durch den Servicecenter-Mitarbeiter (Agent) nicht möglich ist, wird ein Vorgang initiiert und es können die erforderlichen Daten an die entsprechende Fachabteilung weitergeleitet werden. Die Anwendung sichert damit nicht nur eine schnelle und einheitliche Beantwortung von Fragen, sondern auch eine vollständige und kontinuierliche Überwachung des gesamten Vorgangs vom Anruf bis zur Beantwortung.

Zugangs- und Zeiterfassungssystem

Der Zugang zu Dienstgebäuden und die Zeiterfassung aller an der Gleitzeit teilnehmenden Mitarbeiter erfolgt mittels der Software "Siport NT" der Fa. Siemes AG.

Gestaltung von Onlineformularen

Die professionelle Formulargestaltung erfolgt mittels "Lucom Interactiv Plattform" der Firma Lucom GmbH über eine zentrale Webanwendung und eine zentrale Datenbank.

Überholte Formulare waren gestern.

Wie viele Unternehmen ist eine öffentliche Verwaltung heute ohne ihre digital gespeicherten Daten nahezu handlungsunfähig. Es müssen daher umfangreiche Maßnahmen getroffen werden, um Datenverluste zu verhindern. Durch eine Kombination verschiedener technischer Maßnahmen wie redundante Auslegung von Server-Festplatten, Durchführung von Snapshots, den Einsatz von virtuellen und physikalischen Datensicherungsrobotern sowie einer leistungsstarken Datensicherungs-Software stellt der Fachbereich für Informationstechnologie und Zentrale Dienste sicher, dass gelöschte oder zerstörte Daten schnell und vollständig wiederhergestellt werden können.

Der größte Teil der Server ist in separaten Räumen, den sog. Sicherheitszellen, untergebracht. Diese Zellen bieten einen höheren Schutz gegenüber herkömmlichen Räumen.

Dieser Schutz umfasst beispielsweise eine erhöhte Sicherheit gegen

• unberechtigten Zutritt von Personen
• Einwirkung von externer Strahlung
• Feuchtigkeit bzw. Wassereintritt
• Feuer und Brände

Eine Brand- bzw. Feuererkennung ist in den Sicherheitszellen obligatorisch, teilweise sind die Zellen auch mit automatischen Löschsystemen ausgerüstet, so dass ein entstandener Brand direkt gelöscht wird.

Durch den Einsatz von Klimageräten wird die Temperatur in den Zellen geregelt, so dass die Geräte innerhalb der Zelle gegen Überhitzung geschützt sind. Im Zuge von Energieeinsparungen wurde der notwendige Ersatz von alten Klimageräten durch neue sparsame Geräte hergestellt. Die Kühlung erfolgt hier indirekt mit der Außenluft während eines großen Teils der gesamten Jahreslaufzeit. Weiterhin wurde im Rahmen des Projektes „Green-IT“ die Luftzirkulation innerhalb der Zellen optimiert.

• Zur Bearbeitung von Anliegen der Bürger*innen setzt die Stadt Hagen eine Vielzahl spezialisierter Fachverfahren ein – sowohl von externen Anbietern als auch in Form eigener Entwicklungen. Diese Systeme werden laufend aktualisiert, um gesetzlichen Vorgaben und technischen Entwicklungen gerecht zu werden.

• Zum Aufgabenbereich gehören außerdem die Anwenderbetreuung und die Organisation bedarfsgerechter Schulungen.

• Das Einsatzspektrum reicht von Software für den direkten Bürgerkontakt, Bau- und Geoinformationssystemen bis hin zu Lösungen für politische Gremien oder interne Verwaltungsaufgaben.

• Dank der Zusammenarbeit mit dem technischen Bereich wird ein hoher Grad an Verfügbarkeit dieser Verfahren für Mitarbeitende und Bürger*innen gewährleistet.

• Die IT-Landschaft wird zunehmend komplexer – auch durch Anforderungen an mobile und flexible Lösungen. Die Corona-Pandemie und der Ukraine-Krieg haben zusätzliche Herausforderungen für den technischen Betrieb gebracht.

• Aktuell betreut die Stadtverwaltung rund 3.000 Windows-Arbeitsplätze, über 800 Drucker sowie ca. 500 Mobilgerätemit Android- oder iOS-Systemen.

• Für die Hagener Schulen ist seit 2019 die Sachgruppe Schul-IT zuständig. Sie betreut dort unter anderem 172 Server, über 2.000 PCs und Drucker, rund 26.000 Tablets sowie weit über 700 Telefone. Mithilfe von Förderprogrammen werden Infrastruktur und digitale Ausstattung systematisch ausgebaut – inklusive WLAN-Ausbau und schneller Internetanbindung.

• Der technische Support umfasst den gesamten Lebenszyklus der Geräte: von Auswahl und Bestellung über Wartung und Updates bis zur Störungsbehebung und fachgerechten Entsorgung – an 138 Standorten im gesamten Stadtgebiet.

• Damit die Stadtverwaltung reibungslos arbeiten kann, betreibt der Fachbereich für Informationstechnologie und Zentrale Dienste über 250 Server. Diese sorgen dafür, dass Fachanwendungen rund laufen und Daten sicher verarbeitet werden.

• Der Schwerpunkt liegt auf Windows-Servern, etwa für das Active Directory und zahlreiche Verwaltungsdienste. Linux-Server ergänzen die Infrastruktur – z. B. als leistungsstarke Datenbankserver.

• Dank Virtualisierung sind heute rund 80 % der Server keine physischen Geräte mehr, sondern virtuelle Maschinen. Das sorgt nicht nur für mehr Ausfallsicherheit, Skalierbarkeit und Flexibilität, sondern spart auch Energie und Kosten – ein Beitrag zur Green-IT.

• Ein modernes Servermanagement-System und zentrale Sicherheitslösungen sorgen für die laufende Überwachung und den Schutz der Infrastruktur – zuverlässig und rund um die Uhr.

• Elektronische Rechnungen im Sinne der E-Rechnungsverordnung NRW können bei der Stadt Hagen ausschließlich über das E-Rechnungsportal NRW eingereicht werden.

• Hierbei ist grundsätzlich der Datenaustauschstandard XRechnung in der aktuellen Version zu verwenden. Eine ZUGFeRD Rechnung kann ebenfalls durch das Portal angenommen werden, sofern sie dem Profil XRechnung des Standards ZUGFeRD in der Version 2.1.1 entspricht. Alternativ kann eine Rechnung eingereicht werden, die der CEN-Norm EN 16931 entspricht und vom Landes-E-Rechnungsportal akzeptiert wird.

• Fragen zu den vom Landes-E-Rechnungsportal akzeptierten Rechnungsformaten können mit dem Portalbetreiber geklärt werden.

• Die Stadt Hagen empfiehlt allen Rechnungssendern sich am Landes-E-Rechnungsportal anzumelden, da dadurch der Rechnungssender den ordnungsgemäßen Empfang der Rechnung durch das Portal nachvollziehen kann.

• Weiterführende Informationen zu dem E-Rechnungs-Portal NRW befinden sich unter

• Die E-Mail-Adresse des Portals für die Einreichung von E-Rechnungen per E-Mail lautet eingang@erechnung.nrw.

• Das Weberfassungsmodul des Portals für die Einreichung von E-Rechnungen kann über Kein Link ausgewählt erechnung.nrw aufgerufen werden.

Interessenten für eine Versendung der E-Rechnung per Peppol wenden sich bitte an it@stadt-hagen.de unter dem Stichwort „XRechnung“ für die genauere Abklärung von Einzelheiten. Informationen zu Peppol finden sich hier.

Des Weiteren gibt es folgende Pflichtfelder:

Die Einreichung von Zahlungserinnerungen ist über das Landes-E-Rechnungsportal nicht vorgesehen.

Diese können als PDF an rechnungen@stadt-hagen.de oder in Papierform an Stadt Hagen, Zentraler Rechnungseingang, Fachamt xxx, Postfach 3569, 58035 Hagen gesendet werden.